Découvrez les points les plus importants pour planifier votre événement communautaire.

Un événement communautaire est un projet d’envergure qui demande beaucoup d’investissement et d’organisation. Il est normal de se sentir rapidement dépassé, en ne sachant pas par quoi commencer. Dans cet article, on vous aide à y voir plus clair en vous donnant quelques conseils pour être efficace et planifier votre événement communautaire avec succès!

Choisir le type d’événement que vous voulez planifier

Le type d’événement que vous allez organiser est déterminant pour sa réussite. Il est donc nécessaire d’identifier un genre et un thème précis, que ce soit un événement dansant, un apéritif dinatoire ou encore un spectacle d’humour, vos invités doivent savoir à quoi s’attendre. De plus, selon l’endroit et la période de l’année, il est essentiel de prévoir un endroit adéquat pour le confort de vos hôtes. En outre, vous devez définir précisément l’intention que vous souhaitez amener à cet événement ainsi qu’un objectif clair, comme récolter des bénéfices pour une bonne cause, par exemple.

Organiser la logistique de l’événement communautaire

La logistique est un élément déterminant dans la planification d’un événement communautaire. Votre projet se doit d’être organisé au mieux. Vous devez faire preuve d’anticipation pour éviter les accros de dernière minute.

De plus, ce genre d’événement éphémère nécessite du matériel de montage qu’il faut entreposer dans un endroit sécuritaire et bien entretenu. Pour cela, vous pouvez être amené à faire appel à une société spécialisée dans les cubes d’entreposage pour événements temporaires. Ces cubes vous permettront d’entreposer votre matériel à la fin de chaque journée, à l’abri des intempéries et de l’humidité.

Pour ne rien oublier des étapes importantes de votre organisation, il peut être judicieux de mettre sur papier un horaire précis où vous noterez toutes les choses à faire par ordre d’importance.

En outre, si vous avez besoin de financement pour votre projet et que vous souhaitez faire appel à des commanditaires, il sera important de vous y prendre tôt et de savoir définir votre idée avec précision lorsque vous approcherez les entreprises de service.

Enfin, déterminez une date précise pour l’envoi de vos invitations pour laisser le temps à vos invités de s’organiser et de prévoir votre projet à leur agenda.

Promouvoir votre événement

Promouvoir votre événement est une étape clé qui mettra bien plus de chances de votre côté dans la réussite de votre projet. Pour cela, il est essentiel de déterminer votre public cible. La promotion peut se faire via les réseaux sociaux, en créant un événement Facebook, en postant des vidéos et des photos pour donner un avant-goût de votre projet, à vos invités. Si vous avez un peu plus de moyens à disposition, vous pouvez également créer des pancartes, dépliants, brochures et billets en version papier. Ils sont d’excellents outils publicitaires.

Pour résumer

Vous avez maintenant les principales clés pour vous lancer et planifier votre événement communautaire. Suivez ces conseils, ayez confiance en vous et laissez parler votre imagination, le résultat ne sera que plus satisfaisant!